Qual è il primo passo per assicurarsi che una fattura venga pagata? Sicuramente fare in modo che la fattura venga ricevuta dal destinatario corretto. Una operazione, questa, solo apparentemente semplice ma che in realtà è alla base di numerose insolvenze.
Regola numero uno per assicurarsi che una fattura venga pagata per tempo: consegnarla al destinatario corretto. L’invio delle fatture e la gestione degli indirizzari sono attività spesso sottovalutate, gestite con la mano sinistra da uffici già sovraccarichi di lavoro e resi quindi poco efficaci e fonte di malintesi quando non di insoluti.
La stampa e l’invio delle fatture, che si tratti di invio di comunicazioni cartacee o per posta elettronica, è invece una attività che merita tutta l’attenzione necessaria. Fare in modo che tutte le nostre comunicazioni, di qualsiasi natura esse siano, arrivino a destinazione è un processo che inizia con una attenta verifica degli indirizzi, prosegue con il giusto grado di personalizzazione delle comunicazioni – necessario per mantenere l’identità aziendale – e si conclude con la gestione degli inesiti.
Se svolta bene e secondo procedure standardizzate ed efficaci, questa operazione di consegna di documenti, comunicazioni e fatture previene un gran numero di problematiche che vanno dallo spiacevole malinteso fino alla generazione di un insoluto.
La verifica degli indirizzi (fisici o elettronici) per esempio è fondamentale perché assicura all’azienda un canale di comunicazione sempre aperto con i propri interlocutori. La gestione degli inesiti, inoltre, consente di rilevare tempestivamente eventuali futuri problemi, come un debitore che si rende irreperibile. In questi casi la possibilità di agire in tempi brevi attivando procedure di rintraccio aumenta sensibilmente la percentuale di successo e riduce quindi il numero di fatture non pagate.
In breve, un corretto processo di gestione delle comunicazioni prevede tre fasi essenziali:
- Verifica costante degli indirizzi. Occorre verificare periodicamente la validità degli indirizzi dei propri Clienti, per garantire una maggiore certezza di consegna delle fatture o dei documenti.
- Stampa, personalizzazione e invio del documento. Si tratta di procedure spesso sottovalutate, ma è anche da questi dettagli che si comunica la propria identità aziendale e il proprio status.
- Gestione degli inesiti. Per prevenire ed evitare il rischio di insolvenza e tutelare la customer experience del tuo cliente finale è essenziale che nessuna comunicazione vada persa, e che eventuali invii non recapitati siano gestiti in modo tempestivo.
Se tra le diverse attività quotidiane dell’azienda ci si rende conto che queste attività vengono sottovalutate o gestite senza la necessaria attenzione, è bene valutare l’aiuto di professionisti esterni qualificati come Elliot, che è in grado di prendere in carico tutta la gestione delle lettere effettuando direttamente l’invio ai clienti finali, personalizzando le comunicazioni secondo le esigenze dell’azienda e assicurando sempre un servizio di altissima qualità. Inoltre, è disponibile un servizio di invio dei documenti tramite posta elettronica che garantisce esiti sicuri di consegna e l’eventuale invio del cartaceo in caso di mancato recapito.
